QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỊCH THUẬT CÔNG CHỨNG VÀ NHỮNG THAY ĐỔI THEO QUY ĐỊNH MỚI

Ngày đăng 26.04.2024

Dịch thuật công chứng là một trong những hoạt động quan trọng trong lĩnh vực tư pháp, đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của các cá nhân, tổ chức trong xã hội. Ngày 15/09/2022, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư 07/2022/TT-BTP bổ sung, sửa đổi một số điều của Thông tư trước đây hướng dẫn về hoạt động dịch thuật công chứng, mang lại nhiều thay đổi tích cực trong quá trình thực hiện dịch thuật công chứng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về quy trình thực hiện dịch thuật công chứng theo những quy định mới này.

Các quy định mới liên quan đến dịch thuật công chứng và các cơ quan thẩm quyền

Theo Thông tư 07/2022/TT-BTP, quy trình thực hiện dịch thuật công chứng sẽ được thực hiện theo các văn bản hướng dẫn sau đây:

1. Luật Công chứng năm 2014

Luật Công chứng năm 2014 là cơ sở pháp lý quan trọng cho hoạt động dịch thuật công chứng tại Việt Nam. Điều 18 của luật này quy định về việc công chứng bản gốc giấy tờ, văn bản, tài liệu được lập ở nước ngoài và điều 19 quy định về công chứng bản dịch của các tài liệu, văn bản đã được dịch sang tiếng Việt.

2. Nghị định số 47/2019/NĐ-CP hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Dịch năm 2015

Nghị định số 47/2019/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2020 và thay thế cho Nghị định số 24/2006/NĐ-CP của Chính phủ về dịch thuật. Nghị định này quy định chi tiết về việc xác nhận và cấp chứng chỉ chứng nhận năng lực dịch thuật, cũng như quy định về trình độ và kỹ năng của các chuyên viên dịch thuật.

3. Thông tư số 10/2019/TT-BQP hướng dẫn việc công chứng bản gốc giấy tờ, văn bản, tài liệu được lập ở nước ngoài

Thông tư này có hiệu lực từ ngày 01/07/2019 và đưa ra các quy định chi tiết về việc công chứng bản gốc giấy tờ, văn bản, tài liệu được lập ở nước ngoài. Theo đó, các giấy tờ, văn bản cần phải được công chứng bao gồm: giấy tờ tùy thân, giấy tờ do cơ quan, tổ chức, cá nhân cấp; giám định y học, giấy khai sinh, chứng minh nhân dân, thẻ hộ chiếu, sổ hộ khẩu, giấy kết hôn, giấy li hôn, sổ đăng ký kinh doanh, giấy tờ thuế, báo cáo tài chính, hợp đồng, giấy tờ liên quan đến hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Ngôn ngữ được chấp nhận trong quá trình dịch thuật công chứng

Việc chọn ngôn ngữ phù hợp trong quá trình dịch thuật công chứng là rất quan trọng để bảo đảm tính chính xác và hiệu quả của bản dịch. Theo quy định mới, tài liệu cần dịch thuật công chứng phải được dịch sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang ngôn ngữ khác nếu có yêu cầu đặc biệt của bên tham gia. Ngoài ra, các bản dịch cũng phải được thực hiện bởi các chuyên viên có trình độ chuyên môn và kỹ năng dịch thuật tốt, đảm bảo tính chính xác, trung thực và sát với nội dung ban đầu.

Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan thẩm quyền có thể yêu cầu bổ sung thông tin hoặc sử dụng thêm ngôn ngữ thứ hai trong quá trình dịch thuật công chứng. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và bảo đảm quyền lợi của các bên liên quan.

Quy trình làm việc tiêu chuẩn của dịch thuật công chứng

Quá trình dịch thuật công chứng theo quy định mới sẽ diễn ra theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu

Trước khi tiến hành dịch thuật công chứng, bên tham gia cần lựa chọn tài liệu cần dịch và thu thập đầy đủ thông tin cần thiết để trình cho cơ quan thực hiện dịch thuật. Các thông tin này bao gồm: nội dung, số lượng, ngôn ngữ ban đầu, ngôn ngữ muốn dịch, định dạng tài liệu, mục đích sử dụng bản dịch.

Bước 2: Lựa chọn công ty dịch thuật

Sau khi chuẩn bị tài liệu, bên tham gia có thể lựa chọn các công ty dịch thuật uy tín, có kinh nghiệm và có đội ngũ chuyên viên dịch thuật có trình độ cao. Điều này sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và chất lượng của bản dịch.

Ngoài ra, bên tham gia có thể yêu cầu công ty dịch thuật cung cấp thông tin về chuyên viên dịch thuật, bằng cấp, chứng chỉ năng lực và kinh nghiệm của họ để đánh giá tính chuyên nghiệp và đáng tin cậy của công ty.

Bước 3: Thủ tục dịch và công chứng bản dịch

Sau khi đã chọn được công ty dịch thuật phù hợp, bên tham gia sẽ cung cấp tài liệu cần dịch cho công ty và thực hiện việc thanh toán chi phí dịch thuật. Các chuyên viên dịch thuật sẽ tiến hành dịch thuật theo yêu cầu, đảm bảo tính chính xác và chất lượng của bản dịch.

Sau khi hoàn thành quá trình dịch, các bản dịch sẽ được chuyển giao cho công chứng viên để tiến hành công chứng. Ở đây, công chứng viên sẽ kiểm tra tính chính xác và sát với nội dung ban đầu của bản dịch, sau đó ký tên và đóng dấu công chứng lên bản dịch. Bản dịch sau khi được công chứng sẽ có giá trị pháp lý tương đương với bản gốc.

Bước 4: Nhận kết quả từ tổ chức thực hiện dịch công chứng tài liệu

Sau khi đã hoàn tất quá trình dịch thuật và công chứng, bên tham gia sẽ nhận được bản dịch công chứng và các giấy tờ liên quan từ tổ chức thực hiện. Tại đây, bên tham gia sẽ kiểm tra và đối chiếu thông tin trên bản dịch với nội dung ban đầu để đảm bảo tính chính xác. Trong trường hợp có sai sót, bên tham gia có quyền yêu cầu sửa chữa hoặc từ chối bản dịch.

Những yêu cầu đặc biệt đối với các giấy tờ cần dịch thuật công chứng

Theo Thông tư mới, việc dịch thuật công chứng các giấy tờ pháp lý như hợp đồng, giấy tờ đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính,... sẽ được tiến hành theo quy trình thông thường như đã nêu ở trên. Tuy nhiên, đối với các giấy tờ có tính chất đặc biệt và có liên quan đến quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia, sẽ có những yêu cầu đặc biệt để đảm bảo tính chính xác và bảo đảm quyền lợi của các bên tham gia.

Ví dụ, khi dịch thuật công chứng giấy tờ tùy thân như hộ chiếu, giấy khai sinh, thẻ căn cước,... sẽ cần có bản sao chính thức của giấy tờ này hoặc giấy phép đăng ký kết hôn, giấy ly hôn cần có bản chính thức của giấy tờ này và đảm bảo tính chính xác so với bản gốc. Đối với các giấy tờ tài liệu có tính chất nhạy cảm như giấy khám sức khỏe hay giấy giám định y học, cần có sự đồng ý của bệnh viện hoặc cơ quan có thẩm quyền trước khi thực hiện dịch thuật công chứng.

Các lưu ý quan trọng khi tiến hành dịch thuật công chứng

Để đảm bảo quá trình dịch thuật công chứng diễn ra thuận lợi và chính xác, bên tham gia cần lưu ý các điều sau:

• Nếu bạn có yêu cầu dịch thuật công chứng đối với nhiều ngôn ngữ, hãy thông báo cho công ty dịch thuật trước để đảm bảo thời gian và chi phí phù hợp.
• Cung cấp đầy đủ thông tin về tài liệu cần dịch thuật và mục đích sử dụng để giúp việc dịch thuật được thực hiện chính xác và đúng mục đích.
• Chọn lựa công ty dịch thuật uy tín và có kinh nghiệm để đảm bảo tính chính xác và chất lượng của bản dịch.
• Kiểm tra kỹ thông tin trên bản dịch công chứng trước khi ký nhận để đảm bảo tính chính xác.

Quyền hạn và trách nhiệm của các bên tham gia dịch thuật công chứng

Theo quy định mới, các bên tham gia vào quá trình dịch thuật công chứng đều có những quyền hạn và trách nhiệm riêng để đảm bảo tính chính xác và bảo đảm quyền lợi của mình.

Bên yêu cầu dịch thuật có quyền:

• Yêu cầu được công chứng bản dịch sau khi hoàn tất quá trình dịch thuật.
• Yêu cầu sửa chữa, điều chỉnh hoặc từ chối bản dịch trong trường hợp có sai sót hoặc không đúng yêu cầu.

Bên thực hiện dịch thuật có trách nhiệm:

• Thực hiện việc dịch thuật theo yêu cầu và đảm bảo tính chính xác của bản dịch.
• Đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin trong quá trình dịch thuật.

Bên công chứng có quyền:

• Yêu cầu các bên liên quan đưa ra các giấy tờ và thông tin cần thiết để kiểm tra tính chính xác và sát với nội dung ban đầu của bản dịch.
• Từ chối công chứng bản dịch nếu có sai sót lớn hoặc không đáp ứng được các yêu cầu về tính chính xác.

Thời hạn lưu trữ bản dịch công chứng và các thủ tục gia hạn

Theo quy định mới, các bản dịch công chứng sẽ được lưu trữ trong thời gian 5 năm kể từ ngày công chứng. Trong trường hợp cần thiết, bên tham gia có thể yêu cầu gia hạn thời gian lưu trữ bản dịch.

Để gia hạn thời gian lưu trữ, bên tham gia cần đưa ra giấy tờ chứng minh lý do và kê khai số tiền phí gia hạn. Sau khi được công nhận, bản dịch sẽ được lưu trữ trong thời gian gia hạn đã được yêu cầu.

Các biện pháp xử lý đối với các trường hợp dịch thuật công chứng không đúng

Trong trường hợp phát hiện việc dịch thuật công chứng không đúng quy định hoặc chất lượng bản dịch không đáp ứng được yêu cầu, các bên tham gia có thể áp dụng các biện pháp sau:

• Yêu cầu sửa chữa, điều chỉnh hoặc từ chối bản dịch.
• Tố cáo hoặc kiện toàn về hành vi vi phạm quy định của tổ chức dịch thuật hoặc công chứng viên.
• Xin ý kiến của cơ quan thẩm quyền để giải quyết tranh chấp.

Lợi ích của dịch thuật công chứng và tư vấn liên quan

Việc dịch thuật công chứng mang lại nhiều lợi ích cho các bên liên quan, bao gồm:

• Bảo đảm tính chính xác và pháp lý của các giấy tờ được dịch thuật.
• Đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia.
• Tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc thực hiện các thủ tục liên quan đến giấy tờ được dịch thuật.

Bên cạnh đó, để đảm bảo quá trình dịch thuật công chứng diễn ra thuận lợi và chất lượng, bên tham gia có thể tư vấn với các chuyên gia hoặc công ty dịch thuật để được hướng dẫn và tư vấn về các quy định mới và các biện pháp giải quyết tranh chấp khi cần thiết.

Kết luận

Quy trình thực hiện dịch thuật công chứng theo quy định mới đảm bảo tính chính xác, pháp lý và bảo đảm quyền lợi của các bên tham gia. Việc lựa chọn công ty dịch thuật uy tín và cung cấp đầy đủ thông tin cho công ty là những yếu tố quan trọng trong quá trình dịch thuật công chứng. Tuy nhiên, ngoài việc tuân thủ các quy định mới, bên tham gia cũng nên tìm hiểu và tư vấn với các chuyên gia để có được thông tin và giải pháp hợp lý trong việc thực hiện dịch thuật công chứng.